Aqui, algunos retos en el uso de herramientas informales de colaboración: 

1.- Establecimiento de normas: Ya que el uso de herramientas de colaboración es algo que se podría etiquetar como relativamente nuevo para muchas empresas, muchas de las reglas sobre su uso aún no han sido definidos. Para que su implementación sea exitosa, hay que saber cómo y cuando establecer las “reglas del juego” para utilizar herramientas sociales y de colaboración, y cuando implementar métodos convencionales (dentro de los productos tradicionales de desarrollo y de administración). Es decir, como diferenciar entre el uso de un wiki para la documentación y cuando utilizar un producto más formal para la administración del proyecto. Si es algo especificamente relacionado con un paso- ejemplo, la documentación formal del paso- esto debe incluirse directamente en el programa de proyectos/herramienta de desarrollo. Si es algo estilo sugerencias, ideas, preguntas- estos deben ser presentados en el area de colaboración. Todos los integrantes del equipo deben estar enterados del proceso formal y cuando deben utilizar una herramienta u otra.

2. Romper Métodos Convencionales: La administración de un proyecto y el desarrollo de un producto- Ambos son procesos donde el valor es alto igual a los riesgos. La utilización de las redes sociales para la colaboración en esta clase de actividad no hace mas que agregar al nivel de riesgo. A pesar de esto, el uso de redes sociales (o herramientas como lo anteriormente mencionado de Socialcast y Socialtext) puede ser algo propicia para la generación de ideas innovadoras de parte de los equipos globales que a su vez son los mismos quienes ejecutan. Esto permite y facilita un espacio creativo colaborador fuera del software tradicional donde se trabaja.

3. Encontrar nuevas ideas/conocimientos: Uno de los retos mayores de las herramientas sociales y de colaboración es que existe la posibilidad que se pierden las ideas y se generen “islas de conocimiento”. Esto es que se hace muy difícil que las personas idóneas  encuentren la información que necesitan. Una forma que ayuda a que se disminuye el riesgo de perdida de ideas es volver al concepto del punto #1 y establecer normas. Esto sería que quienes usan las herramientas sepan como utilizarlos de manera que sea fácil navegar entre el oceano de preguntas/respuestas/ideas/sugerencias, y principalmente la documentación de un sistema de categorización apropiada.  

4. Conquistar miedos: Generalmente se considera quienes tienen el conocimiento tienen el poder, y muchas personas definen su valor, lógicamente, en base a lo que saben. Los expertos pueden sentirse un poco cautelosos cuando se trata del idea de compartir conocimientos que tanto les costó adquirir por el temor de perder ese valor. Los expertos generalmente no desean compartir sus secretos o sabiduria que han obtenido en el transcurso de su carrera. Para superar esto, es de buscar un buen balance entre que clase de información se comparte a través de la red, y que información se reserva.

Adaptación personal de table incluida en versión impresa de “The Right Place for Social Networking” por John Soat de Internet Evolution en la edición 20 de Julio, 2009 de  InformationWeek

1.- Muchas veces, los boletines se publican una vez al mes, siendo un buen momento al principio de mes. Si tienes mucha información, puede que sea necesario distribuir a tu boletín con mayor frecuencia. De todas maneras, asegurar que esto se haga de manera consistente.   

2.- Se debe conocer y recordar la audiencia y la cadena de comunicación al momento de componer al boletín. 

 La cadena de comunicación es importante a tener en cuenta, ya que esto define el tono del boletín y el carácter del contenido. (Fig. A) Algunos boletínes ofrecen información exclusiva para su audiencia primaria (i.e. Empresas), pero incluyen elementos interesantes para la audiencia secundaria (Clientes de Empresas). Lo importante es incluir indicadores para que la audiencia primaria (Empresas) sepa como y cuando puede comunicar al siguiente punto en la cadena de comunicación (sus clientes), e indicar cuando el contenido es exclusivamente para la audiencia primaria. Por otro lado, como en la Fig. B, no es necesario guardar estas formalidades ya que la audiencia está definida como general. Lo importante de este punto es ser consistente.

4.- Muchas personas reciben su correo electrónico como texto común. Incluir gráficas, formatos detallados, etc. a pesar de verse bien, cabe la posibilidad que no sean vistos por los recipientes. Una opción es mantener dos versiones del boletín, y que el lector elige su opción al momento de suscribirse (html o solo texto). Otra opción es subir a la versión visualmente agradable al sitio web, y enviar una versión de texto por correo. O si no tienes la banda ancha para realizar doble trabajo , optar por una version de texto.  

5.- Es importante seguir algunas reglas generales de la buena comunicación:

• Que sea corto. Lo más corto posible para siempre mantener el mensaje.
• Si estás solicitando acción del lector, sea claro y no intente “enterrarlo” dentro de una narración larga.
• Si estás solicitando acción del lector, explica POR QUE.
• Si estás solicitando acción del lector, piensa y en lo que les vas a dar a cambio.
• Si existe una fecha de cierre o de entrega- esto debe estar MUY claro en el mensaje.

6.- Asegurate de conocer bien las preferencias de tu audiencia. Esto te ayudará a definir el tono del boletin. Algunas audiencias odian recibir boletines cargados de marketing. Algunas audiencias dependen de ellos. Lo importante es saber como destinguirlo. Y si no lo sabes, vale indagar.

7.- Asegurate de comunicarles a los interesados sobre los boletines para que ellos te ayuden a comunicarlo.

La recopilación de Guy Kawasaki presenta 13 maneras tontas como algunas empresas impiden la adopción de sus productos y servicios. Aqui enumero mis favoritos de la lista, algunas que he visto muchas empresas hacer y/o que realmente me fastidian. Si puedes evitar cometer estos errores en tu página Web, intenta hacerlo. Una pequeña molestia como estas, puede enviarles corriendo a tus clientes potenciales a otro lado.

• Obligando una inscripción inmediata: Exigir a un nuevo usuario registrarse para su página web es una petición razonable, después de haberlo influenciado a realizarlo.Los sitios que requieren  el registro como el primer paso, lo único que hace es poner una barrera en frente de la adopción.
• URLs largas: Para el caso,  un sitio que genera una URL de 70 caracteres o más. Al copiar, pegar y enviarlo por correo electrónico, se agrega un salto de línea al URL. Esto hace que no se puede realizar clic en el vínculo o solamente se genera un vínculo de la primera parte del URL.
• Ventanas que no generan URL: ¿Alguna vez has querido dirigir a las personas a una página, pero la página no tiene URL?¿La empresa decidió que no quería referencias, enlaces y más tráfico?
• El sitio web sin opciones de búsqueda: Algunos sitios no ofrecen una opción de búsqueda. Si tu sitio web es de múltiples niveles, es necesario un cuadro de búsqueda.
• La falta de RSS y correos de distribución: Debes hacer que sea más fácil obtener información sobre sus productos y servicios, y  proporcionar opciones de inscripción en una lista de distribución o suscripción RSS  para contenido y  boletines informativos.
• No utilizar las direcciones de correo electrónico como nombre de usuario: Si uno es miembro de cienes de páginas, quien tiene tiempo para recordar cada nombre de usuario distinto? Puede ser que no puedo recordar mi nombre de usuario, pero puedo recordar mi dirección de correo electrónico. Entonces, ¿por qué no me deja utilizar eso?
• Comentarios llenos de fricción: “Comentarios Moderados” es un oxímoron. Si tu empresa está tratando de ser moderno, rompe-mitos, sin hipocresía, debería dejar que cualquier persona pueda comentar. Asimismo, muchas veces que he empezado a dejar un comentario en un blog pero me detuve cuando me di cuenta de que habría que registrar para la página. A quien no le ha pasado esto?
• Códigos de confirmación difíciles de leer: Un sistema de confirmación visual gráfico es una cosa buena, pero muchos son demasiado difíciles de leer. Todo lo que tiene que demostrar es que no eres un robot. Por lo tanto, si el código es “ghj1lK,” entrar “ghj11K” debe ser lo suficientemente bueno.
• E-mails sin firma: La comunicación sería mucho más fácil si todo el mundo incluye un completo e-mail firma con su nombre, empresa, dirección, teléfono y dirección de correo electrónico.

Nota: Para ver el artículo original, por favor visite a: http://www.entrepreneur.com/magazine/entrepreneur/2009/june/201614.html

No hay excusas si tu tu organización no está en línea porque existen herramientas gratuitas que no cuestan nada más que un poco de tiempo y dedicación, comenzando con algo básico como crearse un blog (como este) en servicios como WordPress o Blogger, utilizar las redes sociales existentes como Facebook, MySpace, o LinkedIn, o buscarse servicios para vender sus productos, como en eBay, Mercado Libre, o mi favorito personal para artículos hechos a mano: Etsy.

¿Por qué el Web 2.0?  Cada día más las personas están comenzando a utilizar los servicios Web para expandir su alcance y optimizar su tiempo y recursos. Los mensajes tramitados via Web tienen la potencial de alcanzar a mayor cantidad de personas con menor nivel de esfuerzo. Si tu producto no está visible en el mundo Web, están perdiendo a miles, si no millones de potenciales clientes quienes no están expuestos a tu mensaje. Y gracias a la gran variedad de servicios del Web 2.0, transmitir tu mensaje, ya no es tan dificil como antes.

El movimiento Web 2.0 es un movimiento de apalancar comunidades, redes sociales, y una masa HUMANA via internet para generar entusiasmo alrededor de tus servicios y/o productos. Porque una obra publicitaria es una cosa, pero la voz de un amigo conocedor es otro.

Todos quienes tienen un mensaje que compartir, un servicio que ofrecer o un producto que vender debe de reconocer la importancia de este movimiento y lo que significa para su empresa.  Las empresas que van a tener éxito en los próximos 3-5 años son aquellas empresas que valoran el poder de las herramientas Web 2.0 y sepan cómo utilizarlos.

Con los eventos virtuales, puede posicionarse, generar conocimiento de su marca, o sencillamente explicar la manera como utilizar mejor sus productos, demostrar porque tienen una ventaja competitiva, o desde punto de vista de una comunidad, compartir sus conocimientos, sin tener que incurrir en gastos de viaje, alquileres de locales, comidas, sistemas audio-visuales, ni en la creación de materiales.

Algunas razones de realizar eventos virtuales:

1. Ahorrar dinero. Ademas de ahorrarle dinero a la organización, comunidad, o empresa- también se ahorra a los asistentes al no tener que incurrir en costos de registro, ni en costos de viaje.

2.  Reducir impacto o perdida de productividad. Al no tener que preparar para un evento largo (y el tiempo de viaje en medio), se ahorra en tiempo perdido por no estar trabajando.

3. Tiempo: Para un evento presencial, se tiene que invertir bastante tiempo en confirmar la logística del evento, en la organización del local (ej. dividir espacio, colocar materiales publicitarios, coordinar zonas de comida, zonas de registro, entr otros). Para un evento virtual, la coordinación de estas actividades previo al evento podría tomar una hora no mas, ya que no se requiere un espacio físico.

En la revista e-Week del 1 de junio, 2009, se publicó un artículo interesante sobre algunos servicios existentes que cuentan con capacidades estilo Facebook y Twitter para utilización dentro de la empresa y que tienen el fin de incrementar la colaboración y la productividad de los empleados.

Estos sitios de Facebook y Twitter están creciendo en popularidad y se está viendo su uso en una gama de diferentes maneras, desde los famosos, hasta los noticieros, y los mismos mercadólogos para promover sus sesiones, nuevos productos, obras publicitarias, blogs, sitios corporativos- en fín, la lista es enorme, y estas dos herramientas están cambiando la forma como las personas obtienen información, y porsupuesto, como comparten información.

Algunas empresas están muy a favor del uso de estos productos- mientras otros no los adoptan de manera formal. A pesar de ser de alto valor, estos servicios son pocos seguros para el uso interno de una empresa.

Pero esto no significa que estos (o servicios similares) no se pueden utilizar para fines empresariales. Según dice Jim Rapoza, escritor del artículo original, servicios como Twitter pueden reducir la cantidad de correo electrónico, mejor archivar el progreso de algún proyecto, y asegurar que los empleados se mantengan conectados.

Twitter es un servicio de microblogging, y desde su creación, una multitud de personas se interesaron por el producto. Sirve para saber el estatus de un empleado- en que trabaja, donde está, que lee, de que le gusta hablar, etc. Sirve para enviar preguntas, compartir ideas, y solicitar retroalimentación.

Una red social corporativo puede incrementar productividad y colaboración y servir como lugar de coordinación para los proyectos.

Puede ser que la adopción de estos productos hoy día no es muy alto, pero los que lo hacen ahora, se podría decir que estarán adelante de la curva,  ya que es seguro que en el futuro, eventualmente toda empresa tendrá que utilizar algunos de los atributos de servicios similares.

Socialcast

Socialcast es un servicio similar a Twitter, a diferencia que es para uso empresarial donde la empresa que se inscriba puede crear una cuenta corporativa para 10 usuarios de forma gratuita, y $1 USD para cada usuario adicional por mes. La empresa recibe un URL propio y los miembros de la empresa pueden enviar mensajes al estilo Twitter con los otros usuarios de la empresa, donde los demás pueden o visitar al sitio para leer mensajes o recibirlos a su email. Estos mensajes se podrían categorizar- ejemplo con un tag o etiqueta de #deptfinanzas o #ventas o #proyectopublicidadX y asi se pueden filtrar en base a sus etiquetas. Y también, como en Twitter, se puede seguir a los compañeros, y mandar mensajes públicos o privados entre si.  Esto podría ayudar a optimizar las comunicaciones entre un equipo, o comunicar a toda la empresa sobre alguna iniciativa nueva, o sencillamente realizar una consulta a todos los empleados o un equipo, y así, reducir la cantidad de email que se envie.

Socialtext

Socialtext comenzó como un servicio principalmente enfocado en wikis empresariales, pero cada día van agregando a nuevos servicios. Ahora de los servicios ofrecidos es una variedad de nuevas tecnologías Web, incluyendo los wiki, capacidades de mensajería estilo Twitter, blogs, capacidades de redes sociales estilo Facebook, y un interfaz de escritorio para aplicaciones de internet.

Aunque ofrece una gama de servicios mas robustos, al mismo tiempo esto incrementa la cantidad de cosas que hay que aprender para utilizarlos. Si crees que tu empresa podría beneficiar para algo con características similares a Facebook para uso interno, Socialtext es el servicio optimo para estos fines. Los usuarios pueden crear sus propios perfiles, generar sus propios redes (con miembros de sus equipos, o colaboradores en algún proyecto), indicar donde están colaborando, y realizat actualizaciones dentro del sistema. También puede etiquetar a temas o ideas. Esto lo veo como algo ideal en un ambiente de empresa grande cuando a veces es de utilidad saber quienes son los integrantes de los equipos y asi facilitar el proceso de identificar la persona óptima con quien entrar en contacto para alguna iniciativa.

Para más información, ver el artículo original de e-Week aqui: http://www.eweek.com/c/a/Messaging-and-Collaboration/New-services-Provide-Twitter-Facebook-Capabilities-for-the-Enterprise-467713/1/